Utilisation des logiciels et des systèmes comptables sur papier au Tandem
Une des préoccupations communes qui empêchent les gens de passer au logiciel de comptabilité est la crainte que le logiciel rendra leurs méthodes comptables papier complètement obsolète. Il s'agit d'une préoccupation valable, bien sûr. Fichiers comptables papier ne sont pas à risque de panne de disque dur et les menaces de sécurité (pour la plupart).
Toutefois, le choix qui est présenté est une fausse dichotomie. Systèmes comptables sur papier et des logiciels financiers peuvent être utilisés en tandem très efficace.
L'un des moyens par lesquels ces deux méthodes, en apparence diamétralement opposées, peuvent être utilisés ensemble de façon efficace est d'utiliser les deux méthodes de la même manière, puis «concilier» eux à la fin du mois.
Un exemple de ceci serait d'enregistrer toutes les transactions dans les deux systèmes de façon indépendante. Si une vente est faite, il est entré à la fois dans le logiciel de comptabilité et les «ventes» du grand livre dans les livres comptables. A la fin de chaque mois (ou trimestre), ces deux éléments peuvent être examinés et réconciliés.
En conciliant les deux systèmes les uns avec les autres, les erreurs de saisie et de calcul peuvent être détectées. Par exemple, si le comptable a une habitude régulière d'oublier de marquer les factures «payé» dans le programme de comptabilité, puis en comparant les deux méthodes peuvent détecter cette erreur rapidement et efficacement.
Quand le papier-comptables et les commentaires des logiciels de comptabilité sont mises en œuvre depuis un certain temps, la méthode de la comptabilité de papier peuvent même être éliminées. Une fois les erreurs courantes de mise en œuvre du programme de comptabilité est détectée à travers ces commentaires logiciel de gestion financière des méthodes de papier contre l'électronique , votre entreprise peut en toute confiance et sans doute passer à la méthode électronique.
Lorsque vous utilisez le papier et les méthodes comptables électroniques, vous êtes le report des risques. En diversifiant vos méthodes de comptabilité, vous employez la même stratégie utilisée par les hedge funds - couverture vos paris.
Poursuivant les deux méthodes aussi vous protège du laser objet de l'IRS. Si vous avez à la fois électronique et les documents papier de vos livres, la crédibilité de vos livres décuple. Si vous avez plusieurs dossiers indépendants de votre information financière, puis dans le cas malheureux de l'audit, vous êtes plus que couverts par des sanctions (en supposant que vous avez gardé vos livres propres et ne sont pas en violation du droit fiscal).
Un avantage final ajouté de continuer à utiliser des systèmes comptables sur papier, c'est que, comme mentionné précédemment, ils ne sont pas sensibles aux pannes de disque dur et des plantages. Si les données comptables sont perdues et irrécupérables sur les systèmes informatiques, alors ce serait un désastre pour la plupart des entreprises. Si les systèmes de comptabilité sur papier sont cependant continué ensuite ce risque est différé.
Utilisation de systèmes de comptabilité à la fois sur support papier et électronique n'est pas pour tout le monde. Toutefois, il peut être extrêmement utile pour la prudence et pour ceux qui veulent prendre des risques aussi faibles que possible lors du déplacement à une nouvelle technologie.
