Communiquer sur le changement à l'interne
Développer un message succinct de toute forme de communication est l'un des plus importants facteurs de succès. Mais même un message bien conçu ne fonctionnera pas si vous l'visant à la mauvaise personne. Indépendamment de votre rôle et le type d'organisation à but non lucratif vous êtes avec, vous avez besoin pour être en mesure de planifier et de livrer un message clair, convaincant et puissant dans l'ensemble de vos interactions.
Ceci est particulièrement important lors de la communication de nouvelles initiatives pour votre personnel, du conseil et des bénévoles. Ils sont vos plus grands ambassadeurs et agents de changement positif. Si vous n'arrivez pas à les obtenir à bord, vous avez créé un obstacle qui va entraver votre capacité à atteindre le succès. Il existe un risque encore plus grand lorsque les mêmes personnes qui sont sur le front de votre organisation sont mal informés ou désengagés, ce qui, selon de récents rapports Gallup, représente environ 54 pour cent des employés.
Alors que la relation entre la communication et la motivation de carrière individuelle est complexe, nous savons que les deux principales raisons de cet éloignement sont de mauvaises relations avec et le manque de communication claire et la direction des gestionnaires. Donc, investir plus de temps dans l'amélioration de votre interaction vaut bien l'effort.
Voici les pièges les plus communs des organisations tombent dans le changement lors de la communication ou de nouvelles importantes:
Trop occupé o - la réalité est plus gros effort est généralement axé sur l'annonce externe ou événement et passer beaucoup de temps sur l'annonce interne peut devenir une arrière-pensée.
o Utiliser le même message pour tous les publics - ce que le message est, elle doit être significative et d'inspirer une réaction spécifique. Le personnel aura des intérêts différents de ceux des médias serait, par exemple.
o Laisser plus de questions que de réponses-ne pas anticiper les questions et de préparer des réponses est un piège fréquent.
o Donner le mauvais message - ce qui pourrait être bonnes nouvelles d'un groupe peut être source d'inquiétude pour l'autre.
o Ne pas segmenter votre auditoire interne - le personnel n'est pas une entité unique.
o Ne pas donner assez de temps pour vos publics internes de digérer l'information - attend le public à se lever à la vitesse trop rapide.
La façon la plus simple pour éviter d'envoyer le mauvais message est de passer du temps dans les premiers stades de considérer votre auditoire et ce sera un appel ou avoir un sens pour eux, et pour assurer la bonne livraison et le suivi.
Étape 1: Défaut de plan, plan à l'échec.
La planification est un voyage, pas une destination. Le simple fait de la planification sera soulever des questions et des idées que vous n'aviez pas pensé. Voici quelques conseils:
o Démarrer avec votre objectif en tête - bien évident, il est facile d'oublier. La première étape pour toute communication stratégique est la définition de vos objectifs. Chaque message doit vous délivrer un public spécifique et l'objet.
o Faire une liste de tous les publics. Divisez vos publics internes jusqu'à autant que les besoins du projet. Cela peut être fait par fonction, par rôle, par département ou par tout ce qui fonctionne pour votre situation.
o Identifier le rôle de chaque groupe joue dans votre initiative - seront-ils aller à des gens pour les demandes une fois que le projet commence? Sont-ils un lien dans la chaîne? Ont-ils juste besoin de savoir, mais ne sera pas directement impliqué? Sont-ils responsables de la formation du personnel et des bénévoles? Cela permet d'identifier quelles sont les informations de chaque groupe aura besoin. Cela pourrait signifier attentivement commande lorsque vous envisagez de donner des informations à chaque groupe, par exemple, chefs de département ou de courte durée pour les personnes aller-première.
o Identifier les problèmes ou les préoccupations de chaque groupe - anticiper les réactions positives ou négatives, et assurez vous d'avoir des réponses pour chacune. Rappelez-vous la première question est toujours, comment cela m'affecte?
o Identifier les actions que vous souhaitez à inspirer dans chaque groupe - chaque public a besoin de connaître leurs responsabilités dans le processus et ce que vous leur demandez de faire.
Étape 2: Élaborer des messages gagnante.
o Envisager chaque public et de développer un énoncé qui aborde votre action destiné / réponse et les questions de l'auditoire ou des préoccupations.
Étape 3: Surveillez votre ton et le langage du corps.
o Une moyenne de 90 pour cent des communications verbales transactions sont effectuées par votre ton et le langage du corps, plutôt que des mots. Cela signifie comment vous dire qu'il est plus important que ce que vous dites. Cela peut être décourageant, mais n'oubliez pas que votre but est d'inspirer. Soyez conscient des messages cachés que vous pourriez envoyer; sortir de derrière la table, décroiser les bras, et établir un contact visuel, pour commencer.
Étape 4: Suivez à travers.
Lorsque le déploiement d'un message interne, il ya d'autres choses importantes que vous devez faire.
o Suivi d'un résumé écrit - si vous avez présenté à une réunion d'information, s'engagent à envoyer un résumé de tous avant la fin de la journée (pointe: écrire à l'avance; it vous donnera la pratique supplémentaire à rester concentré sur le message). Cela couvrira tous ceux qui n'ont pas pu assister, ainsi que de remplir les blancs pour les gens comme ils traitent les informations.
o Rendre l'information accessible - vous assurer d'avoir de multiples méthodes de rendre l'information disponible à l'organisation. Le distribuer, le poster, le stocker centralement, et les gens la liste des contacts.
o Fournir plus d'un go-to personne pour des questions et s'assurer qu'ils sont disponibles et équipés avec les informations nécessaires.
o S'engager à de futures communications - que les gens sachent comment et quand ils peuvent s'attendre à obtenir les mises à jour.
o N'oubliez pas de garder les choses simples, et répéter, répéter, répéter.