Desenvolvimento de uma mensagem sucinta para qualquer forma de comunicação é um dos fatores mais importantes de sucesso. Mas mesmo uma mensagem bem trabalhada não vai funcionar se você estiver procurando atingir as pessoas erradas. Independentemente do seu papel eo tipo de organização sem fins lucrativos você está, você precisa ser capaz de planejar e entregar uma mensagem clara, convincente e poderosa em todas as suas interações.
Isto é especialmente importante ao se comunicar novas iniciativas para sua equipe de bordo, e voluntários. Eles são os seus maiores embaixadores e agentes de mudança positiva. Se você não conseguir obtê-los a bordo, você criou um obstáculo que impedirá a sua capacidade de alcançar o sucesso. Há um risco ainda maior quando as próprias pessoas que estão na linha de frente de sua organização estão mal informados ou desengatada, que de acordo com relatórios recentes Gallup, representa cerca de 54 por cento dos empregados.
Embora a relação entre comunicação ea motivação dos funcionários de carreira individual é complexa, nós sabemos que os dois principais motivos para a retirada são os relacionamentos pobres com e falta de comunicação clara e direção de gerentes. Assim, investir mais tempo para melhorar a sua interacção vale bem a pena o esforço.
Aqui estão as armadilhas mais comuns organizações cair ao comunicar a mudança ou novidade significativa:
o Muito ocupado - a realidade é mais esforço é geralmente focada no anúncio externo ou evento e passar muito tempo sobre o anúncio interna pode tornar-se uma reflexão tardia.
o Usando a mesma mensagem para todos os públicos - o que quer que a mensagem é, ela precisa ser significativa e inspirar uma reação específica. Funcionários terão interesses diferentes do que a mídia seria, por exemplo.
Deixando o mais perguntas que respostas, deixando de antecipar questões e preparar respostas é uma armadilha comum.
o Dar a mensagem errada - o que poderia ser uma grande notícia a um grupo pode ser motivo de preocupação para outra.
Caso não o segmento de seu público interno - funcionários não é uma entidade única.
Não dando o tempo suficiente para seu público interno para digerir a informação - esperando o público a chegar até a velocidade muito rápido.
A maneira mais simples para evitar o envio a mensagem errada é passar um tempo nos estágios iniciais de considerar seu público e que vai recorrer ou ser significativas para eles, e para garantir a entrega boa e seguir adiante.
Passo 1: Falha ao planejar, planeja fracassar.
O planejamento é uma viagem, não um destino. O simples ato de planejamento vai trazer problemas para a frente e idéias que você não tinha pensado. Aqui estão algumas dicas:
Comece com o seu objetivo em mente - embora óbvia, é fácil esquecer. O primeiro passo para qualquer comunicação estratégica é a definição de seu objetivo. Cada mensagem que você entrega deve ter um público específico e propósito.
o Faça uma lista de todas as suas audiências. Divide seu público interno acima tanto quanto apropriado para o projeto. Isto pode ser feito por função, por função, por departamento ou o que funciona para sua situação.
o Identificar o papel que cada grupo desempenha na sua iniciativa - eles serão go-to as pessoas para consultas depois que o projeto começa? Eles são um elo na cadeia? Será que eles só precisa saber, mas não será diretamente envolvidos? Eles são responsáveis pela formação de pessoal e voluntários? Isso ajuda a identificar as informações que cada grupo irá precisar. Isso pode significar cuidadosamente ordenação quando você planeja para dar informações a cada grupo, por exemplo, líderes de departamento breve ou go-to as pessoas em primeiro lugar.
o Identificar as questões ou preocupações para cada grupo - antecipar quaisquer reacções positivas ou negativas, e certifique-se de ter respostas para cada um. Lembre-se a primeira pergunta é sempre, como é que isso me afeta?
o Identificar a ação que você gostaria de inspirar em cada grupo - cada público precisa saber a sua responsabilidade no processo e que você está pedindo que eles façam.
Passo 2: Desenvolver mensagens vencedoras.
Considere o cada público e desenvolver uma declaração de que seus endereços de acção destinada / resposta e questões do público ou preocupações.
Passo 3: Assista seu tom e linguagem corporal.
o Uma média de 90 por cento de comunicação verbal é transaccionado pelo seu tom e linguagem corporal, em vez de palavras. Isto significa que como você diz é mais importante do que aquilo que você diz. Isto pode ser desanimador, mas lembre-se que seu objetivo é inspirar. Estar ciente das mensagens ocultas poderá estar a enviar; sair de trás da mesa, descruzar os braços, e fazer contato visual, para começar.
Passo 4: Siga completamente.
Quando rolar para fora uma mensagem interna, há outras coisas importantes que você deve fazer.
o Seguir-se com um resumo escrito - se você estiver apresentando informações em uma reunião, nos comprometemos a enviar um resumo de todos antes do final do dia (dica: escrever isso com antecedência; it dará prática extra em permanecer focado na mensagem). Isto irá cobrir qualquer um que não puderam comparecer, bem como preencher os espaços em branco para as pessoas como eles processam as informações.
o tornar a informação acessível - garantir que você tenha vários métodos de disponibilização das informações para a organização. Distribuí-lo, publicá-la, armazená-lo de forma centralizada, e as pessoas da lista de contatos.
o Fornecer mais de uma pessoa go-to para perguntas e verifique se eles estão disponíveis e equipadas com as informações necessárias.
Comprometa-se com o futuro das comunicações - que as pessoas saibam como e quando eles podem esperar para obter atualizações.
o Lembre-se de mantê-lo simples, e repetir, repetir, repetir.